Organização de escritórios

14 de fevereiro de 2014 - Por

organizando escritórios

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*Antoniele Fagundes

Acúmulo de papeis, canetas que desaparecem, marcas de café sobre os papeis, manchas de água na mesa.  Xiiii, quando lê isso você se lembra do seu escritório? Se a resposta foi sim, comece agora mesmo a mudar o seu espaço de trabalho!

Começando bem o dia

Comece o dia limpando seu escritório. Primeiro abra as janelas, nem que seja um pouquinho, para deixar o ar circular. Coloque uma música inspiradora enquanto separa os papeis que você precisa manter e o que pode jogar fora. Recolha o lixo e passe uma flanela levemente umedecida em sua mesa e nos móveis, se sobrar tempo e disposição, passe um pano úmido no chão!

Faça uma agenda de mesa

Depois da breve faxina, escute os recados da sua secretária, leia seus e-mails, retorne suas ligações e escreva as atividades, compromissos e providências do dia em uma agenda de mesa, ou, caso prefira, no seu outlook. Dê um fim em papeis com pequenas anotações espalhados pela mesa.

Dica: no final do dia não deixe de checar sua agenda e cortar os itens que já foram resolvidos e anotar no dia seguinte os que ainda necessitam de cuidados!

Fim da papelada

Se você ainda não tem, compre um organizador de correspondência para a sua mesa. Escolha um que tenha pelo menos duas divisões, uma em cima e outra embaixo. Na parte debaixo coloque os documentos que você precisa ter fácil acesso e que no momento estão em uso! Tal como orçamentos, contrato, etc. Na parte superior coloque as contas do mês.

Você também pode fazer essa divisão usando duas gavetas! Eu gosto de sugerir o organizador de mesa, porque ele está sempre visível e nos ajuda a recordar e agilizar assuntos pendentes.

Não abra mão de uma agenda de contatos

Organize seus contatos, no computador ou em agenda de papel.  Cada vez que você precisar enviar um e-mail ou telefonar para um contato, verifique se os dados deste estão atualizados!

Materiais de escritório

Verifique quais os matérias que seu escritório precisa e coloque-os em um lugar específico. Dentro de uma gaveta, por exemplo!

O mais difícil são as canetas pois, as usamos durante todo o dia! Então, ao invés de deixar um suporte sobre a mesa cheio de canetas, guarde-as na gaveta e deixe somente uma na sua mesa, aquele que está em uso! Lembre-se, na maioria das vezes em que pegamos uma caneta para anotar o que quer que seja, nossa atenção está concentrada na anotação, e não na caneta! E assim, a levamos para outro ambiente ou até mesmo a colocamos dentro da bolsa e depois não nos recordamos onde ela está!

Comprar suportes fixos para canetas também é um boa opção. Sim, aqueles não muito bonitinhos que possuem uma correntinha atrelada na caneta.

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Para quem faz Home Office

O mais difícil quando fazemos Home office, é educar as pessoas da nossa casa, filhos, maridos e empregados!

Por isso, se possível, escolha um espaço onde você consiga manter a porta fechada! Combine de só ser interrompida se algo for mesmo importante. Ah, e não deixe de detalhar o que seria realmente importante, ok?

Se possível, coloque uma linha de telefone para o seu trabalho e outra para a residência ou então, use o seu numero de celular para que as pessoas possam falar com você. Lembre-se de combinar que o seu celular ou a linha do seu escritório, somente você pode atender!

Não é porque está trabalhando em casa que você precisa trabalhar de pijama e chinelos! Eu acho que seguir uma rotina, tal como tomar um banho pela manhã, colocar uma roupa (que pode ser confortável, mas que não seja pijama), só ajuda a não deixar que o Home Office torne-se tão informal a ponto de não ser produtivo!

Estabeleça horários de lanche e de almoço! O cafezinho, até pode ser consumido em sua mesa, se assim você julgar melhor, porém, coloque a xícara em uma bandejinha e logo que terminar o café, leve a bandejinha para a cozinha. Quando for tomar água na sua mesa, não apoie o copo diretamente sobre esta. Use um apoio para copos!

 

Espero que essas dicas ajudem a manter o escritório de vocês um lugar mais organizado! Se precisarem de mais dicas fiquem a vontade para me escrever!

 

Um grande abraço!

 

*Antoniele Fagundes estudou filosofia, psicologia e psicanálise. Atua como Consultora Familiar orientando famílias em todas as questões domésticas e familiares. Fale com ela através do e-mail antoniele@governess.com.br.

Se você tem alguma dúvida sobre sua vida financeira ou uma boa história sobre dinheiro para contar pra gente, mande um e-mail!

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